İçerik yönetim sistemi (content management system) aslında doküman yönetimi ve arşivlemeyle aynı anlama geliyor. Burada kritik nokta doküman yönetimi esnasında harcanan /kaybedilen zaman. Peki bir içerik yönetim sisteminden neler beklenir?
Aslında çoğu kurumda en büyük sorun, içeriklerin organizasyonu sırasında kaybedilen zaman. Bu herkesin sızlandığı ama çözüm önerileri üzerinde fazla durulmayan bir sorun. Bıçak kemiğe dayandığında (–ki bu önemli bir dosyanın kaybedilmesi, bulunamaması, değiştirilmesi, işlerin sistematik yürümemesinden kaynaklanan aksaklıklar vs.) birkaç kafası çalışan kişi oturup lokal çözümler üretir ve sorun aşılmaya çalışılır. Bulunan lokal çözümler de lokal olarak kullanıldığından bu işten kurumun yine bir karı olmaz.
İçeriklerin tek bir havuzda toplanması önemli. Bu sayede kurumun “herşeyi” diyebileceğimiz veriler de kontrol altında olacaktır. Buraya kademeli yetki erişimi de güvenlik sorununu minimize edecektir.
Yüksek boyutlu multimedia içeriklerin maille paylaşılması demek, mail sunucusuna ciddi bir yük ve gereksiz bir trafik oluşması anlamına geliyor. Bunların depolanma ihtiyacı zaten başlıbaşına problem. Bu tür içerik paylaşımları kurularda genelde yaşanan bir sorundur ve önüne geçmek de çok zor (bir açıdan çok da etik bir davranış değil). Ancak bu iletilerdeki içeriğin boyutunu yönetebilmek, bu soruna kökten çözüm demektir.
Yazılı materyallerin scan edilip sanal ortama alınması da depolama açısından büyük bir soruna çözüm olabilir. Dokümanın orijinali her halükarda yine saklanmış oluyor ancak saklanması gerekmeyen dokümanlar için reel dünyada yer/zaman ayırmak zorunda kalınmamış olacak.
Database’deki kişilere mail atarken mailde istenirse kişiselleştirme yapılabilmesi CRM çalışmalarında çok işe yarayacaktır.
Dokümanın arşivlenirken farklı bilgilerle kaydedilmesi/depolanması, bu dokümanın zamanı geldiğinde herhangi bir kişi tarafından kolayca bulunabilmesi ve doküman hakkında neredeyse kendisi hazırlamış gibi bilgi sahibi olabilmesi anlamına geliyor. Bu da zaman maaliyetinin azalması, iş üretiminin ve kalitesinin artması demektir.
İşte böyle bir sistem gerçekten işe yarar.
Aslında çoğu kurumda en büyük sorun, içeriklerin organizasyonu sırasında kaybedilen zaman. Bu herkesin sızlandığı ama çözüm önerileri üzerinde fazla durulmayan bir sorun. Bıçak kemiğe dayandığında (–ki bu önemli bir dosyanın kaybedilmesi, bulunamaması, değiştirilmesi, işlerin sistematik yürümemesinden kaynaklanan aksaklıklar vs.) birkaç kafası çalışan kişi oturup lokal çözümler üretir ve sorun aşılmaya çalışılır. Bulunan lokal çözümler de lokal olarak kullanıldığından bu işten kurumun yine bir karı olmaz.
İçeriklerin tek bir havuzda toplanması önemli. Bu sayede kurumun “herşeyi” diyebileceğimiz veriler de kontrol altında olacaktır. Buraya kademeli yetki erişimi de güvenlik sorununu minimize edecektir.
Yüksek boyutlu multimedia içeriklerin maille paylaşılması demek, mail sunucusuna ciddi bir yük ve gereksiz bir trafik oluşması anlamına geliyor. Bunların depolanma ihtiyacı zaten başlıbaşına problem. Bu tür içerik paylaşımları kurularda genelde yaşanan bir sorundur ve önüne geçmek de çok zor (bir açıdan çok da etik bir davranış değil). Ancak bu iletilerdeki içeriğin boyutunu yönetebilmek, bu soruna kökten çözüm demektir.
Yazılı materyallerin scan edilip sanal ortama alınması da depolama açısından büyük bir soruna çözüm olabilir. Dokümanın orijinali her halükarda yine saklanmış oluyor ancak saklanması gerekmeyen dokümanlar için reel dünyada yer/zaman ayırmak zorunda kalınmamış olacak.
Database’deki kişilere mail atarken mailde istenirse kişiselleştirme yapılabilmesi CRM çalışmalarında çok işe yarayacaktır.
Dokümanın arşivlenirken farklı bilgilerle kaydedilmesi/depolanması, bu dokümanın zamanı geldiğinde herhangi bir kişi tarafından kolayca bulunabilmesi ve doküman hakkında neredeyse kendisi hazırlamış gibi bilgi sahibi olabilmesi anlamına geliyor. Bu da zaman maaliyetinin azalması, iş üretiminin ve kalitesinin artması demektir.
İşte böyle bir sistem gerçekten işe yarar.
Comments